Logiciel métier : pourquoi une interconnexion ERP/site web est nécessaire ?

Aujourd'hui, il devient presque obligatoire pour de nombreuses entreprises à l'activité dense, d'avoir des échanges de données fiables et rapides entre un site web et les outils externes, comme un ERP ou un CRM. L'interconnexion entre un site Internet et le système d'information d'une entreprise s'impose alors comme une solution pratique et efficace. Zoom sur le développement web amenant à la création des échanges entre logiciel métier (ou outil métier) et site Internet.

Pourquoi l'interconnexion ERP et site web est-elle importante ?

En général, les entreprises qui décident de mettre en place l'échange de données veulent trouver une solution.

Elle doit résoudre un problème clair : ne plus perdre de temps avec les saisies de données très longues et chronophages.

Alors, que ce soit pour répliquer des données, ou pour les mettre à jour le plus rapidement possible sur le système d'information de l'entreprise, l'interconnexion entre ERP et site Internet s'impose.

Quels sont les différents cas de figure où l'interconnexion est primordiale ?

Il existe plusieurs cas de figure où l'utilisation d'un échange de données rapide et fiable entre un système d'information et un site Internet est intéressante, voire essentielle.

La gestion des prix et des stocks en e-commerce

Dans le cadre d'un e-commerce, l'interconnexion ERP et site web permet d'avoir une mise à jour sur le site Internet des stocks et des prix en temps réel. Sur le site web, les prix et les stocks sont alors toujours à jour, quelle que soit la modification. 

Le lien entre une boutique physique et une boutique en ligne

Imaginons maintenant que vous avez une boutique physique et une boutique en ligne. Elles proposent les mêmes produits, sur un même stock. Le défi de l'interconnexion est de parvenir à avoir le même niveau de stock partout. Afin d'éviter d'avoir des commandes en cas de rupture de stock, et d'avoir une frustration client qui fera perdre en qualité de services.

Des inventaires en temps réel

L'échange de données instantané va aussi être intéressant lors des inventaires. Cela donne la possibilité de ne mettre à jour le stock réel qu'à un seul endroit. Le tout, sans avoir à dupliquer toutes les informations à la main. Cela limite le temps de saisie et on arrive sur des données plus fiables et plus rapidement.

La gestion des prix

Enfin, il peut arriver que vous souhaitiez modifier un prix sur votre boutique en ligne, mais pas dans la boutique physique. Avec une interconnexion ERP/site Internet, cette fonctionnalité est possible, et permet de personnaliser au maximum ses prix de vente.

L'amélioration de la satisfaction client

Si la productivité, la sécurité et le gain de temps sont souvent les motifs principaux à la mise en place d'une interconnexion entre logiciel métier et site web, certaines entreprises peuvent aussi l'envisager pour améliorer la satisfaction des clients.

En effet, la synchronisation des données permet de pouvoir offrir une communication fiable à la clientèle.

Que ce soit pour respecter les délais ou pour assurer les stocks disponibles.

Par exemple, nous pouvons voir le suivi de livraison de notre commande, via le transporteur, directement sur le site d'achat.

Les logiciels métiers que l'on peut connecter

Aujourd'hui, il existe de nombreux outils de création de site sur lesquels il est possible d'avoir des connexions de données. C'est le cas, par exemple, des logiciels de facturation, des logiciels de gestion des produits ou des commandes…

Quand le site commence à améliorer ses performances et que les commandes sont nombreuses, cela devient presque impossible de tout gérer soi-même. Il faut automatiser l'ensemble des échanges, et c'est ici que l'interconnexion prend tout son sens.

Comment fonctionne l'interconnexion ?

Le fonctionnement de l'interconnexion avec logiciel métier est très technique. De nombreux aspects sont propres à chaque solution sur laquelle on va venir s'intégrer. Dans un premier temps, il faut avoir un schéma précis de ce qu'on veut faire avec l'échange des données.

Dans un second temps, il faut savoir précisément dans quel but on veut le faire. À partir de là, Lemon Interactive revient sur les différentes solutions qui s'offrent à vous.

L'échange de données via des fichiers plats

Historiquement, ce qui fonctionnait plutôt bien sur les dernières années, c'est ce qu'on appelle l'échange de données via des fichiers plats. 

Échange de fichiers plats, c'est quoi ?

Les fichiers plats peuvent être, par exemple, des fichiers CSV (Excel). L'outil principal (n'importe quel logiciel de gestion) va alors exporter un certain nombre de documents sous ce format Excel. Inévitablement, avec des colonnes bien délimitées par des délimiteurs (virgule, point-virgule, slash…). Les fichiers vont ensuite être déposés, dans un premier temps, sur le serveur, avant qu'un traitement d'import ne se fasse depuis le site Internet.

Les limites des fichiers plats

L'échange de fichiers plats présente plusieurs limites, ce qui rend l'utilisation peu fiable et pas toujours très pratique.

• Une marge d'erreur tolérée très faible : pour un échange de fichier plat, les données doivent être sous un certain format, et chaque colonne doit être parfaitement clean. Ce n'est donc pas forcément toujours très fiable, car si les imports se font mal, les mises à jour aussi ;

• Des échanges qui ne se font pas en temps réel : les exports et les imports, dans ces conditions, ne se font pas en temps réel. Le traitement et la récupération des données sont prévus plusieurs fois par jour, à heures fixes. Et même si l'automatisation a lieu tous les quarts d'heure, toutes les heures, ou même toutes les nuits, entre chaque import et export, les mouvements et les données ne sont pas mis à jour instantanément. Ce qui peut créer des problèmes de stock, et générer l'insatisfaction du client ;

• Des données peu sécurisées : les données des fichiers plats transitent le plus souvent en clair, autrement dit, les données ne sont pas cryptées. Elles sont donc stockées telles quelles, directement sur le serveur. Alors, en cas d'intrusion sur le serveur, la sécurité des données est compromise. Ce qui peut être particulièrement problématique, les réglementations du RGPD étant claires sur la nécessité de protéger toutes les données. Notamment les plus sensibles, comme peuvent l'être celles d'un compte client par exemple.

Les fichiers plats ne sont donc clairement pas l'idéal, car ce sont des données qui peuvent créer pas mal de bugs, mais aussi des problèmes de sécurité. Heureusement, il existe une autre solution d'échanges de données plus fiable et sécurisée.

L'interconnexion via des API

L'interconnexion entre le logiciel métier (ou outil métier) et l'API est une autre solution qui s'est démocratisée ces derniers temps et que nous utilisons en agence de création de site web.

Comment fonctionne les échanges via API ?

L'échange avec une interface de programmation permet de déclencher, à chaque modification (stock ou prix), un appel entre les deux serveurs (hébergement de site web et API). Un échange de données se fait alors grâce à des requêtes. 

Les formats d'échange peuvent alors se faire en SOAP ou en REST. Ce sont des formats qui permettent l'échange de données de manière hyper rapide. Cela va créer des déclencheurs qui vont faire des appels d'informations précises, pour pouvoir les mettre à jour. C'est quelque chose qui fonctionne assez bien et qui est très bien sécurisé, car on ne peut pas faire les appels comme on veut.

Il y a des clés de sécurité qui existent, avec des identifiants. L'idée des API, c'est qu'elles soient toujours fonctionnelles, et que ça permette d'avoir l'information très rapidement et en temps réel.

Un traitement des données en temps réel

Contrairement à la transition par fichiers, là on va créer un appel précis. Par exemple, en enregistrant une vente sur votre ERP.

Au passage en caisse d'un client, l'appel va se créer automatiquement et dire "attention, j'ai mis à jour la quantité de stock sur l'ERP".

L'information va directement être envoyée au site Internet, qui va automatiquement l'intégrer et faire une mise à jour.

L'échange va se faire sans passer par des fichiers, ce qui est donc très très rapide, et beaucoup plus sécurisé.

Une mise en place technique mais pérenne

En revanche, l'installation d'une interconnexion ERP/site web nécessite du développement spécifique. On va devoir gérer tous les cas de figure en amont, et réceptionner les informations. Les développements peuvent se faire du côté logiciel métier ou du côté site Internet. Cependant, ils sont obligatoires à mettre en place quoi qu'il arrive, pour que les deux solutions puissent communiquer entre elles. 

De manière générale, on a souvent un peu plus de travail sur la version API, mais une fois en place, ça ne bouge plus.

Vous l'aurez compris, chez Lemon Interactive, nous ne jurons que par l'interconnexion via les API de chaque logiciel métier. N'hésitez pas à faire appel à nos experts pour créer ou refondre vos outils métiers, tout en automatisant vos échanges de données, et ainsi gagner en productivité et fiabilité !