Logiciel métier : pourquoi une interconnexion ERP/site web est nécessaire ?

Aujourd'hui, il devient presque obligatoire pour de nombreuses entreprises à l'activité dense, d'avoir des échanges de données fiables et rapides entre un site web et les outils externes, comme un ERP ou un CRM. L'interconnexion entre un site Internet et le système d'information d'une entreprise s'impose alors comme une solution pratique et efficace. Zoom sur le développement web amenant à la création des échanges entre logiciel métier (ou outil métier) et site Internet.

Pourquoi l'interconnexion ERP et site web est-elle importante ?

En général, les entreprises qui décident de mettre en place des logiciels métiers veulent trouver une solution.

Elle doit résoudre un problème clair : ne plus perdre de temps avec les saisies et processus longs et chronophages.

Alors, que ce soit pour répliquer des données spécifiques, ou pour les mettre à jour le plus rapidement possible sur le système d'information de l'entreprise, l'interconnexion entre ERP et site Internet s'impose.

Quels sont les différents cas de figure où l'interconnexion est primordiale ?

Il existe plusieurs cas de figure, en informatique, où l'utilisation de logiciels métiers rapides et fiables qui échangent entre un système d'information et un site Internet est intéressante, voire une application essentielle.

La gestion des prix et des stocks en e-commerce

Dans le cadre d'un e-commerce, l'interconnexion ERP et site web permet d'avoir une mise à jour sur le l'application et/ou le site Internet des stocks et des prix en temps réel. Sur le site, les prix et les stocks sont alors toujours à jour, quelle que soit la modification. 

Le lien entre une boutique physique et une boutique en ligne

Imaginons maintenant que vous avez une boutique physique et une boutique en ligne. Elles proposent les mêmes produits, sur un même stock. Le défi de l'interconnexion est de parvenir à avoir le même niveau de stock partout. Afin d'éviter d'avoir des commandes en cas de rupture de stock, et d'avoir une frustration client qui fera perdre en qualité de services.

Des inventaires en temps réel

L'échange de données instantané va aussi être intéressant lors des inventaires. Cela donne la possibilité de ne mettre à jour le stock réel qu'à un seul endroit. Le tout, sans avoir à dupliquer toutes les informations et fonctionnalités à la main. Cela donne la mesure des stocks et limite le temps de saisie et on arrive sur une mesure plus fiable, plus rapidement.

La gestion des prix

Enfin, il peut arriver que vous souhaitiez modifier un prix sur votre boutique en ligne et son application, mais pas dans la boutique physique. Avec une interconnexion ERP/site Internet, c'est une des fonctionnalités possibles, et cela permet de personnaliser au maximum les prix de vente.

L'amélioration de la satisfaction client

Si la productivité, la sécurité et le gain de temps sont souvent les motifs principaux à la mise en place d'un processus d'interconnexion entre logiciel métier et site internet, une entreprise peut alors l'envisager pour améliorer la satisfaction des clients.

En effet, la synchronisation des paramètres permet de pouvoir offrir une communication fiable à la clientèle.

Que ce soit pour respecter les délais ou pour assurer d'avoir la bonne mesure des stocks disponibles.

Par exemple, nous pouvons voir le suivi de livraison de notre commande, via le transporteur, directement sur le site d'achat.

Les logiciels métiers que l'on peut connecter

Aujourd'hui, il existe de nombreux outils de création de site sur lesquels il est possible d'avoir des connexions pour entreprise. C'est le cas en informatique, par exemple, avec des logiciels de facturation, des logiciels de gestion des produits ou des applications de commandes…

Quand le site commence à améliorer ses performances et que les commandes sont nombreuses, cela devient presque impossible de tout gérer soi-même. Il faut automatiser l'ensemble du processus de travail, et c'est ici que l'interconnexion prend tout son sens.

Comment fonctionne l'interconnexion ?

L'application de l'interconnexion avec logiciel métier est très technique. De nombreux aspects sont propres à chaque réponse, à chaque projet ou travail sur lequel on va venir s'intégrer. Dans un premier temps, il faut avoir un schéma précis de ce qu'on veut faire.

Dans un second temps, il faut savoir précisément dans quel but les logiciels métiers peuvent être utilisés. À partir de là, Lemon Interactive revient sur les différentes solutions spécifiques qui s'offrent à vous.

L'échange de données via des fichiers plats

Historiquement, ce qui fonctionnait plutôt bien sur les dernières années, c'est ce qu'on appelle l'échange via des fichiers plats en entreprise. 

Échange de fichiers plats, c'est quoi ?

Les fichiers plats peuvent être, par exemple, des fichiers CSV (Excel). L'outil principal (n'importe quel logiciel ou application de gestion) va alors exporter un certain nombre de documents sous ce format Excel. Inévitablement, avec des colonnes bien délimitées par des délimiteurs (virgule, point-virgule, slash…). Les fichiers vont ensuite être déposés, dans un premier temps, sur le serveur, avant qu'un traitement d'import ne se fasse depuis le site Internet.

Les limites des fichiers plats

L'échange de fichiers plats présente plusieurs limites, ce qui rend l'utilisation peu fiable et pas toujours très pratique pour n'importe quel ingénieur du domaine.

• Une marge d'erreur tolérée très faible : pour un échange de fichier plat, les données doivent être sous un certain format, et chaque colonne doit être parfaitement clean. Ce n'est donc pas forcément toujours très fiable, car si les imports se font mal, les mises à jour aussi ;

• Des échanges qui ne se font pas en temps réel : les exports et les imports, dans ces conditions, ne se font pas en temps réel sur logiciel. Le traitement et la récupération des activités sont prévus plusieurs fois par jour, à heures fixes. Et même si l'automatisation a lieu tous les quarts d'heure, toutes les heures, ou même toutes les nuits, entre chaque import et export, les mouvements et les données ne sont pas mis à jour instantanément. Ce qui peut créer des problèmes de stock, et générer l'insatisfaction du client ;

• Des données peu sécurisées : les données des fichiers plats transitent le plus souvent en clair, autrement dit, elles ne sont pas cryptées. Elles sont donc stockées telles quelles, directement sur le serveur. Alors, en cas d'intrusion sur le serveur, la sécurité des activités des utilisateurs est compromise. Ce qui peut être particulièrement problématique, les réglementations du RGPD étant claires sur la nécessité de tout protéger. Notamment les plus sensibles, comme peuvent l'être celles d'un compte client par exemple.

Les fichiers plats ne sont donc clairement pas l'idéal, car cela peut créer pas mal de bugs, mais aussi des soucis de sécurisation. Heureusement, il existe un autre moyen d'échanges de mesures plus fiable et sécurisée.

L'interconnexion via des API

L'interconnexion entre le logiciel métier (ou outil métier) et l'API est une autre solution qui s'est démocratisée ces derniers temps et que nous utilisons en agence de création de site web.

Comment fonctionne les échanges via API ?

L'échange avec une interface de programmation permet de déclencher, à chaque modification (stock ou prix), un appel entre les deux serveurs (hébergement de site web et API). Un échange avec logiciel se fait alors grâce à des requêtes. 

Les formats d'échange, connus de tout ingénieur informatique en herbe, peuvent alors se faire en SOAP ou en REST. Ce sont des formats qui permettent l'échange de données de manière hyper rapide. Cela va créer des déclencheurs qui vont faire des appels d'informations précises, pour pouvoir les mettre à jour. C'est quelque chose qui fonctionne assez bien et qui est très bien sécurisé, car on ne peut pas faire les appels comme on veut.

Il y a des clés de protection qui existent, avec des identifiants. L'idée des API, c'est qu'elles soient toujours fonctionnelles sur toutes les applications, et que ça permette d'avoir l'information très rapidement et en temps réel.

Un traitement des données en temps réel

Contrairement à la transition par fichiers, là on va créer un appel précis. Par exemple, en enregistrant une vente sur votre ERP.

Au passage en caisse d'un client, l'appel va se créer automatiquement et dire "attention, j'ai mis à jour la quantité de stock sur l'ERP".

L'information va directement être envoyée au site Internet, qui va automatiquement l'intégrer et faire une mise à jour.

L'échange va se faire sans passer par des fichiers, ce qui est donc très très rapide, et beaucoup plus sécurisé.

Une mise en place technique mais pérenne

En revanche, l'installation d'une interconnexion ERP/site internet nécessite du développement spécifique. On va devoir gérer tous les cas de figure en amont, et réceptionner l'information. Les développements peuvent se faire du côté logiciel métier ou du côté site Internet. Cependant, ils sont obligatoires à mettre en place quoi qu'il arrive, pour que les deux solutions puissent communiquer entre elles. 

De manière générale, on a souvent un peu plus de travail sur la version API, mais une fois en place, ça ne bouge plus.

Vous l'aurez compris, chez Lemon Interactive, nous ne jurons que par l'interconnexion via les API de chaque logiciel métier. N'hésitez pas à faire appel à nos experts pour créer ou refondre vos outils métiers, tout en automatisant vos échanges de données, et ainsi gagner en productivité et fiabilité !