Communication interne en entreprise : 7 conseils à appliquer

L'élaboration d'une stratégie de communication se concentre généralement sur la communication externe, auprès du client cible. Mais pour assurer le bon fonctionnement du groupe et atteindre les objectifs fixés, il est aussi important de travailler la communication au sein même des entreprises. Voici alors 7 conseils pour optimiser la communication interne en entreprise.

La communication interne d'une association, d'une entreprise ou d'une start-up, comprend toutes les actions de communication mises en place à travers différents canaux mais aussi tous les événements et l'organisation destinée aux salariés.

Généralement, les stratégies de communication interne sont à la charge du service communication ou des ressources humaines.

Et si cela peut sembler accessoire à certains chefs d'entreprise, bien communiquer avec chaque collaborateur et la hiérarchie est pourtant une source de bien-être qu'il ne faut pas négliger. En effet, cela peut entraîner des répercussions très positives sur l'ensemble des équipes. Notamment en termes de productivité et de motivation.

Par définition, La communication interne doit alors être envisagée comme un outil managérial qui vise plusieurs objectifs. La diffusion d'une information, la motivation des collaborateurs, la transmission de la culture d'entreprises et du sentiment d'appartenance, le renforcement des liens entre professionnels, l'amélioration de l'ambiance au travail…

Aujourd'hui, les modes de communication se sont grandement diversifiés. Tous, ou presque, peuvent être adaptés à la communication et au marketing en entreprise. L'objectif est alors de choisir les supports de communication les plus appropriés. En fonction de l'employé et des informations à diffuser :

• À l'écrit : journal d'entreprise, affichage, livret d'accueil… ;
• À l'oral : conférence, réunion, séminaire, émission de podcast interne… ;
• Par l'audiovisuel : vidéo (l'utilisation d'un TikTok d'entreprise par exemple)… ;
• Avec un canal électronique : messagerie électronique (WhatsApp, Slack, Telegram), intranet, création de newsletter, réseaux sociaux… ;
• En faisant des événements : team building, séminaire…

Quelques incompréhensions, une baisse de la motivation des équipes, ou encore des petites tensions entre collaborateurs peuvent être la conséquence d'une mauvaise communication interne. Voici alors 7 conseils à appliquer pour optimiser votre stratégie de communication interne.

Établir des canaux de communication interne clairs et accessibles

Pour que la communication soit de bonne qualité, il faut établir des canaux de communication interne clairs et accessibles. Ce n'est pas forcément une tâche aisée, et il faut bien souvent combiner les canaux pour que les échanges soient plus fluides. Attention toutefois à ne pas multiplier les moyens de communication, ce qui pourrait être contre-productif.

Chaque employé doit être capable d'identifier et d'utiliser les différents canaux mis à disposition. Ce qui permet alors de communiquer avec d'autres employés et/ou la direction. Cela peut passer par plusieurs solutions :

• La messagerie instantanée (WhatsApp, Telegram, Slack…) ;
• Les réunions ;
• Les tableaux d'affichage ;
• Les logiciels de gestion de projet (ou en intranet), qui permettent d'échanger, de centraliser et de partager des informations et des documents…

Que vous en choisissiez un ou plusieurs, il faut que ceux-ci soient clairement définis. Tout le monde doit pouvoir les utiliser et les consulter.

Bon à savoir : il est prouvé que les réunions ne sont pas le lieu idéal pour une communication efficace. Or, les Français perdent de nombreuses heures en réunion. L'idéal serait donc d'utiliser la communication interne pour limiter ces heures pas toujours très productives.

Fixer des règles de communication et s'y tenir

Au travail comme dans la vie privée, tout n'est pas toujours bon à dire. Alors, pour qu'une stratégie de communication interne ne tourne pas au fiasco, mieux vaut établir des règles dès le départ.

Il est alors conseillé de définir des consignes claires. Elles permettront de définir les bons outils de communication, et de cadrer les échanges.

Cela permettra d'éviter les dérives, et les interactions inadaptées, qui n'entrent pas dans le cadre pro, ou qui ne devraient pas être échangées sur un canal ouvert à tous, par exemple.

Mais définir la stratégie est aussi essentiel pour réaliser un investissement rentable et efficace. En effet, la mise en place d'outils de communication peut se révéler coûteuse. Que ce soit matériellement, ou par la mobilisation d'un ou plusieurs professionnel(s).

Le plan stratégique peut également définir la fréquence des envois et les sujets à aborder, ainsi que les personnes concernées.

Choisir des canaux de communication qui incitent au dialogue

Une bonne communication interne ne se fait pas que dans un sens. Ainsi, si les canaux marketing doivent permettre à la hiérarchie de communiquer, ils doivent aussi faciliter les échanges avec les collaborateurs. Les employés doivent aussi pouvoir les utiliser. Que ce soit en partageant leurs opinions et leurs idées, ou pour faire remonter et circuler une information.

La direction s'offre alors une visibilité optimale sur les besoins de l'employé. Elle peut y répondre de manière appropriée, de telle sorte à établir un environnement sain et transparent.

Pour cela, il est important d'encourager tout le monde à participer. Afin que la communication se fasse dans les deux sens et soit bénéfique à tous. La hiérarchie doit donc inciter tout le monde à oser s'exprimer. Que ce soit sur les conditions de travail, sur le fonctionnement de la culture de l'entreprise, ou encore sur la suggestion d'améliorations. De son côté, la direction doit être prête à accepter la critique et à agir pour l'amélioration des conditions de chacun. En restant ouverte, à l'écoute et disponible.

Communiquer régulièrement et en toute transparence

Comme avec la communication externe, que nous proposons chez Lemon Interactive, les employés doivent pouvoir être informés régulièrement du développement de l'entreprise. Les éventuels changements, les nouvelles stratégies… Les choses doivent être claires pour tout le monde, l'information doit être la plus transparente possible, pour favoriser la confiance de tous.

Le but est alors que chacun, direction comme salariés, ait les valeurs et objectifs de l'entreprise en tête. Qu'il les comprenne et qu'il puisse échanger dessus facilement, avec le plus d'honnêteté possible.

Dans l'idéal, il faudrait même profiter de ces outils de communication pour intégrer les collaborateurs dans certaines prises de décision de l'entreprise. Cela permettrait d'impliquer et motiver les professionnels. D'accentuer le sentiment d'appartenance à la marque et à ses valeurs. Mais aussi d'avoir un retour des personnes qui sont sur le terrain.

Adapter le style de communication et le type de canal de communication

Sur les réseaux sociaux ou les canaux externes, vous avez des cibles, des personae, auxquels vous vous adaptez pour les toucher et les sensibiliser. Dans la culture des entreprises, la stratégie de communication interne doit être la même. Il est essentiel de s'adapter au collaborateur, que ce soit par le vocabulaire, le ton, ou par le style de communication.

Le réseau interne est plus intimiste, et plus vous vous adapterez à l'audience, plus vous réussirez à créer des échanges. Cela donnera relations saines et stables, et instaurera un climat de confiance et d'appartenance à la marque.

Pensez également à mettre en place une communication interne en cohérence avec la taille de votre entreprise. Notamment avec votre budget, pour ne pas vous laisser surprendre par le coût d'un tel projet.

Par ailleurs, il est impératif de choisir un canal de communication adapté à vos collaborateurs, afin que chacun puisse s'en servir sans contrainte. Par exemple, une start-up dans les nouvelles technologies peut miser sa communication interne sur les canaux électroniques, plutôt que sur l'affichage papier. La stratégie sera également adaptée aux professionnels qui exercent beaucoup en télétravail.

Organiser des événements pour développer l'esprit d'équipe

Quand on parle d'événement en entreprise, on pense évidemment au team building. Ce type d'organisation, autour d'activités diverses organisées hors du cadre professionnel, est important pour renforcer les relations entre les employés, et améliorer la communication entre eux.

C'est d'autant plus vrai que passer un bon moment en dehors des horaires de bureau peut générer un environnement de travail plus harmonieux. Cela peut lever des barrières et créer des liens. Tous ces éléments sont des facteurs essentiels à l'esprit d'équipe, et donc à la productivité et au bonheur au travail.

Cela peut prendre la forme d'un atelier, d'une sortie, d'un afterwork… Ce type d'événements fait partie de la communication interne, et fait de plus en plus partie des stratégies du service RH pour remotiver les équipes.

Il n'est pas forcément nécessaire d'organiser un team building à gros budget. Il existe de nombreuses actions efficaces à mettre en place :

• Proposer un petit-déjeuner informel toutes les semaines ;
• Pratiquer un sport ensemble pendant la pause déjeuner ;
• Aller boire un verre en afterwork une fois par semaine, voire une fois par mois…

Et n'oubliez pas non plus d'intégrer rapidement les petits nouveaux. Le traditionnel pot de bienvenue est toujours agréable et facilite les premières interactions.

Évaluer et améliorer régulièrement la qualité de la communication interne

Mettre en place différentes stratégies marketing de communication interne en entreprise est intéressant. Cependant, cela ne sera pas vraiment efficace si vous ne mesurez jamais l'effectivité de vos actions sur le travail des employés.

Il faut pouvoir mesurer l'efficacité de chaque campagne de communication interne réalisée auprès des salariés. Pour cela, vous devez vous baser sur des indicateurs de performance, des KPI, des objectifs… Les résultats permettront de mettre le doigt sur ce qui fonctionne bien, mais aussi et surtout sur ce qui reste à améliorer pour renforcer la communication des valeurs au sein de l'entreprise.

Cela demande de rester à l'écoute des autres, de prendre du recul. Il faut pouvoir continuer à s'adapter aux besoins de chacun, que ce soit au niveau du collaborateur ou au niveau de la direction.

À trop vouloir bien faire, on peut parfois viser à côté, et être contre-productif. Avant d'élaborer votre stratégie de communication avec une agence, vous devez donc mettre un point d'honneur à éviter certaines erreurs.

• Surcommuniquer : vouloir communiquer, c'est bien, mais sans cadre défini, les échanges peuvent perdre de l'intérêt. Il faut alors impérativement éviter les communications à outrance, sur tout et n'importe quoi, et à tout moment du jour et de la nuit. Les messages transmis doivent être courts, clairs et peu nombreux. Cela permet d'assurer que les informations soient bien transmises, et ne pas désintéresser les collaborateurs ;
• Ne pas gérer les communications : il ne suffit pas, par exemple, de lancer un outil intranet de communication pour que les choses se fassent d'elles-mêmes. Il est important de cadrer les échanges, de modérer certains messages. S'il le faut, et d'accompagner les équipes afin qu'elles s'approprient l'outil ;
• Recevoir sans rien donner : le but n'est pas non plus de laisser les employés s'exprimer sans rien faire, ni réagir. Le canal de communication doit permettre à tous de s'exprimer, mais l'objectif principal est de récupérer les informations pour les traiter, et répondre aux attentes.

La communication interne représente une stratégie cruciale d'une entreprise. Elle garantit des échanges sains et une atmosphère agréable au travail. Cela a un impact direct sur la productivité des professionnels. Il est donc important de définir ce projet en amont, et de le mettre en place en collaboration avec tous les acteurs de l'entreprise.